doxx-on systems GmbH
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Der Wechsel zu E-Rechnungen bringt viele Vorteile mit sich, kann aber auch zahlreiche Fragen aufwerfen. In diesem Abschnitt klären wir die am häufigsten gestellten Fragen zum Thema E-Rechnung und erläutern, wie die doxx-on systems GmbH Sie bei einem reibungslosen und rechtskonformen Übergang unterstützen kann. Egal, ob Sie mehr über gesetzliche Vorgaben, technische Anforderungen oder die praktischen Vorteile von E-Rechnungen erfahren möchten – hier finden Sie alle wichtigen Informationen übersichtlich und verständlich aufbereitet.
Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen. Sie spart Kosten, da sie den Bedarf an Papier, Druck und Porto eliminiert und manuelle Eingaben reduziert, was erhebliche Einsparungen zur Folge hat. Zudem beschleunigt die elektronische Verarbeitung den Zahlungsverkehr, da E-Rechnungen nahezu in Echtzeit übermittelt und verarbeitet werden können. Dies verkürzt die Durchlaufzeiten und erhöht die Effizienz. Die Automatisierung des Rechnungsworkflows, von der Erstellung über den Versand bis hin zur Verbuchung und Archivierung, reduziert Fehler und entlastet die Buchhaltungsabteilung. Darüber hinaus fördert die E-Rechnung umweltfreundliche Geschäftsprozesse, verbessert die Liquidität durch schnellere Zahlungen und erhöht die Transparenz und Nachvollziehbarkeit in der Buchführung.
Für E-Rechnungen existieren mehrere gängige Formate. XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde und den EU-Standards entspricht. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das sowohl eine PDF-Datei als auch eingebettete XML-Daten enthält, was die Lesbarkeit durch Menschen und die automatische Verarbeitung durch Maschinen ermöglicht. PEPPOL ist ein Netzwerk und Standard für den grenzüberschreitenden elektronischen Geschäftsverkehr in Europa, der spezifizierte Nachrichtenstandards für den Austausch von Geschäftsdokumenten verwendet. Factur-X ist ein französisch-deutscher Standard, ähnlich wie ZUGFeRD, der sowohl PDF als auch XML umfasst und damit sowohl menschen- als auch maschinenlesbar ist. UBL (Universal Business Language) ist ein international anerkanntes XML-basiertes Format für den Austausch von Geschäftsdokumenten, einschließlich Rechnungen.
Die E-Rechnungspflicht betrifft verschiedene Akteure. In Deutschland sind seit dem 27. November 2020 alle Lieferanten und Dienstleister des Bundes verpflichtet, E-Rechnungen zu stellen. Diese Verpflichtung umfasst alle Bundesbehörden und -institutionen. Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen zu öffentlichen Auftraggebern unterhalten, müssen ebenfalls E-Rechnungen ausstellen und übermitteln. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht voraussichtlich auch auf den privaten Sektor ausgeweitet, sodass alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, E-Rechnungen an andere Unternehmen senden müssen.
Um E-Rechnungen nutzen zu können, müssen Unternehmen bestimmte technische Voraussetzungen erfüllen. Eine moderne Buchhaltungs- oder ERP-Software, die E-Rechnungen in den erforderlichen Formaten erstellen, senden und empfangen kann, ist unerlässlich. Der Zugang zu einem sicheren Netzwerk, das den Austausch von E-Rechnungen ermöglicht, ist ebenfalls notwendig. Darüber hinaus müssen geeignete Systeme zur Datenintegration vorhanden sein, um E-Rechnungen automatisch in die Buchhaltungssysteme zu integrieren. Unternehmen sollten auch sicherstellen, dass ihre IT-Infrastruktur den gesetzlichen Anforderungen für den Datenschutz und die Sicherheit von Geschäftsdaten entspricht.
